Работодателям разрешили полностью перейти на электронный кадровый документооборот

26 ноября 2021
Работодателям разрешили полностью перейти на электронный кадровый документооборот

Закончен эксперимент по переводу отдельных кадровых документов в электронный вид (Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ). С 22.11.2021 возможность создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде закрепили в Трудовом кодексе (Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

В Трудовой кодекс внесли три статьи:

  • Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
  • Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;
  • Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ограничения

Оформлять в электронном виде можно большинство кадровых документов. Среди них трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и т. д. Дублировать их на бумаге не обязательно. Новые правила не распространяются:

  • на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
  • акты о несчастном случае на производстве;
  • приказы (распоряжения) об увольнении;
  • документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.

Порядок перехода

Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Обязанности нет. Если работодатель решил перейти на электронный документооборот, он утверждает локальный нормативный акт с учетом мнения профсоюза. В локальном нормативном акте устанавливает порядок и способы получения согласия работников на электронный кадровый документооборот или отказа от него. 

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель должен уведомить действующих сотрудников и тех, кто только устраивается на работу. Сотрудники вправе отказаться от ведения кадровых документов в электронном виде. Согласие не нужно спрашивать у новых сотрудников, которых примут на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 нет трудового стажа (ст. 22.2 ТК). В рекомендации – подробный порядок перехода на цифровой формат документов, примеры локальных нормативных актов и назначение ответственных лиц.

Где вести

Работодатели могут использовать для кадрового электронного документооборота, собственную либо приобретенную информационную систему или платформу "Работа в России". Платформа «Работа в России» будет бесплатной как для работников, так и для работодателя. Как выбрать информационную систему — в рекомендации.

Как подписать

Для подписания электронных документов работодатель и работник используют электронную подпись. Вид подписи зависит от того, какую платформу использует организация и какой кадровый документ нужно подписать. Подробнее о виде подписей — в рекомендации.

 Основание: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ

© Материал из БСС «Система Главбух».
Подробнее: https://usn.1gl.ru/#/document/184/63181/dfas7dycol/?of=copy-a80aae0b72

Подпишитесь на наши новости подписаться на рассылку
26
ноября
2021
Учредители агентства